Ibland skulle man vilja vara osynlig, så där osynlig som när man var två år och under kurragömmaleken stannade upp och höll sig för ögonen. Så är det i många fall med kostnader kring behörighet och dess hantering i många företag.  Beroende på organisationsstrukturen i företaget kan dessa finnas på flera olika platser.

Man kan förenklat indela kostnader för behörighetsadministration i synliga, delvis synliga och osynliga.

Synliga är de som ligger på en speciell gruppering, typ support, helpdesk, spoc (single point of contact), avdelning eller enhet.

Delvis synliga är de som är uppstyckade efter organisationsstrukturen, d.v.s. på system, applikation, interna och externa enheter (inhouse eller outsourcat) eller på individnivå.

Osynliga är allt det som ligger utanför de två grupperna ovan, där kanske tid är den främsta osynliga kostnaden.

Tid att installera en ny medarbetare, en ny konsult eller en ny underentreprenör, så att denne kan påbörja sitt arbete. Ställtid kostar pengar, det vet vi alla.

Tid är även en viktig faktor om detta ansvar ligger placerad i den delvis synliga gruppen ovan.

Då denna tid inkräktar på nyttan d.v.s. annan verksamhetstid. Tid som kanske bättre skulle kunna utnyttjas till produktion, planering, kvalitetssäkring, bemanning, utveckling, utbildning, etc.

Svårigheten med den osynliga kostnaden är just den, att när en prislapp för en strukturerad behörighetsadministration presenteras hajar de flesta ledare till.

– Varför ska jag betala för något som hjälpligt fungerar idag?

Kanske just för att vinna tid. Genom att göra behörighetsadministrationen enklare, säkrare, mer strukturerad och effektivare så sparas också en mängd tid i verksamheten.

Några exempel från verkligheten:

  • En konsult får sina behörigheter godkända en arbetsdag tidigare. Om timkostnaden är 900 kr, innebär det en vinst med 8 * 900 = 7 200 kr.
  • Fem entreprenörer får sina behörigheter godkända en arbetsdag tidigare. Om timkostnaden är 400 kr innebär det en vinst med 40 * 400 = 16.000 kr.

Vad händer om motsvarande effektivisering kan nås för personalen i ert företag? Hur många anställda har ni, hur stor är personalomsättningen och vad är den genomsnittliga kostnaden?

Ovan anges effektiviseringsvinsten av att få igång konsulter, entreprenörer eller anställda snabbare. Utöver det kan ytterligare vinster göras. 

  • Tidsvinst för beställaren – som oftast är verksamhetansvarig
  • Förenkling av själva beställningsförfarandet
  • Kontakthanteringen med respektive behörighetssökande

Räkneexempel, om vi antar att man under en månad har:

  • 100 behörigheter att hantera:
  • att tidsvinsten för beställaren och varje beställning är 12 minute
  • att tidsvinsten för varje behörighetssökande är endast 2 timmar eller 120 minuter för varje person så får vi:

Tidsvinst beställare: 12 min * 100 = 20 timmar

Tidsvinst behörighetssökande: 120 min * 100 = 200 timmar

Om timkostnaden för beställaren är 600 kr och för behörighetssökande är 500 kr, blir den totala kostnadsbesparingen 112 000 kr per månad.

Så sluta lek kurragömma och öppna dina ögon så ser även du de verkliga kostnaderna för hantering av behörigheter, oavsett var den organisatoriskt är placerad.

Om du vill veta mera om effektiv behörighetsadministration så rekommenderar dig att komma på vårt frukostseminarium den 21 oktober 2015. Anmäl dig här!