Project Description

Enat arbetssätt gör Skanovas IT-avdelning mer effektiv

Skanova äger och driver Sveriges största öppna nät. Med Skanovas nät som bas kan deras kunder – teleoperatörer på den svenska marknaden – erbjuda förstklassiga produkter inom bredband, telefoni och kabel-tv. Med många IT-system och en slimmad organisation såg Skanovas IT-avdelning ett behov av att hitta ett mer enhetligt arbetssätt. Tillsammans med Systemstrategerna har Skanova gjort en genomgång av verksamheten. Trettiofyra IT-system grupperades inom två funktionsområden och en livscykel-modell, gemensam för samtliga IT-system, togs fram.

Skanovas IT-avdelning befann sig i ett läge, som delas med många andra IT-avdelningar. Dels hade de en förvaltningsmodell som blivit förlegad och inte riktigt passade verkligheten, dels jobbade verksamheten och IT-avdelningen i vissa fall på olika sätt. Dessutom jobbade man på olika sätt med systemen inom IT-avdelningen. – Det sätt vi arbetade på skapade frustration, det blev missförstånd och saker tog längre tid än nödvändigt, berättar Skanovas IT-chef Thomas Ronnhammar.

Förvaltningsgenomlysning i form av workshopar

I maj 2011 fick Systemstrategerna uppdraget att, tillsammans med Skanovas egna personal, genomföra en förvaltningsgenomlysning. Målet var att ta fram en livscykel-modell, som skulle fungera för samtliga IT-system och ligga till grund för samverkan mellan IT-avdelningen och övriga verksamheten. Arbetet genomfördes i en serie av fem heldags-workshopar. Under perioden maj – september hölls i snitt en workshop per månad och däremellan utfördes arbete i mindre grupper. – Workshop-formatet passade oss utmärkt, berättar Thomas Ronnhammar. Eftersom hela IT-avdelningen medverkade gjordes en stor del av implementationen redan under resans gång, och när det handlar om förändringar och förändrade beteenden blir allt så mycket lättare om medarbetarna görs delaktiga.

En extern motor med nya infallsvinklar

Systemstrategerna bidrog med en projektledare, med uppgift att driva arbetet framåt, förbereda och leda workshoparna, samt dokumentera resultatet. – Genom att lägga ut uppdraget att driva arbetet på en extern part får man en motor, någon som har till uppgift att få arbetet i mål. En annan fördel är att man får in en person med fräscha ögon och erfarenhet från andra verksamheter. Det är dessutom ofta lättare för någon utifrån att ställa dumma eller besvärliga frågor. Skanova anlitar Systemstrategerna sedan tidigare, så valet av samarbetspartner för detta projekt var ganska enkelt. – Vi har jobbat länge med Systemstrategerna och vet vad de går för. De har ett stort engagemang och kunnande. Dessutom var det en extra fördel att de även jobbar med förvaltning själva, det gör att de förstår vad det verkligen handlar om. De lever i samma verklighet som vi, och kommer inte in med någon teoretisk modell.

Synliga effektivitetsvinster – omedelbart

Projektet slutfördes i september 2011 och man kunde omgående se effektivitetsvinster. Med en gemensam modell och ett gemensamt språk blev kommunikationen enklare och missförstånden färre. – Jag ser att vi spar mycket tid, berättar Thomas Ronnhammar. Tidigare var det ofta långa diskussioner, nu kan vi gå direkt på kärnan.

Funktionsområden höjer blicken och effektiviteten

Utöver livscykel-modellen resulterade projektet i att trettiofyra, tidigare fristående IT-system, grupperades i två funktionsområden. Mycket arbete som tidigare gjordes för vart och ett av systemen, kan nu göras för hela funktionsområdet. – Vi ser redan nu att vi spar in mycket dubbelarbete, men de stora besparingarna kommer att komma på lite längre sikt när vi kan göra upphandlingar och skriva avtal per funktionsområde istället för på enskilda system.

Snabb return on investment

Skanova räknar med att projektet har en kort återbetalningstid, ett år eller kortare, kanske till och med mycket kortare. – Om våra nya rutiner kan hjälpa oss att prioritera bort ett enda onödigt IT-projekt så har hela projektet betalat sig på en gång, säger Thomas Ronnhammar. Dessutom har vi alla mjuka vinster med snabbare beslut, enklare prioriteringar och nöjdare medarbetare. Nästa steg är att se till att det nya arbetssättet blir implementerat fullt ut inom hela Skanova. – Hittills har det mesta av projektet skett inom IT-organisationen. Det finns en stor potentiell vinst kvar att göra när vi har implementerat vårt arbetssätt fullt ut mot resten av verksamheten, avslutar Thomas Ronnhammar.


Systemstrategerna – Kundreferens förvaltningsgenomlysning Skanova