Kan detta stämma?

-Vi sa ju vad vi behövde. Hur svårt kan det vara att förstå det och för en gångs skull leverera rätt grejer?

-Ja.. tydligen svårt när man inte förstår vad eller varför man behöver saker och ting..

-Precis! Jag vet faktiskt inte hur vi ska hantera detta.

Känner du igen samtalsämnet? Känns det bekant? Om så är fallet jobbar du förmodligen i en miljö där verksamheten behöver väldigt mycket IT-stöd för att kunna fungera. Och så är det på de flesta arbetsplatserna nu för tiden. Det är förmodligen inte så många företag som skulle fungera och vara särskilt effektiva om man inte hade något IT-stöd eller infrastruktur alls.

För oss övriga är detta samspel och ömsesidiga beroendet kritiskt för att kunna utföra våra jobb och för att verksamheten ska kunna fungera.

Det svåra är att se till att det sker på ett sätt, där båda sidorna känner lika mycket ansvar för en väl fungerande, effektiv och lönsam verksamhet. IT är ingen separat värld utan en väsentlig del av våra liv och vårt arbete. Och likaså med verksamheten – det är kärnan! Utan den behöver man inte bry sig om IT-delen så att säga. Vad ska IT stödja då?

I brist på förståelse för detta uppstår ganska ofta fel när man levererar mot ställda krav. Tumregeln är: krav/beställningar ska inte vara en ensidig kommunikation. Det är ett samspel, dialog där kravställaren är lika ansvarig för resultatet som den/de som tar emot och ska utföra detta.

Exempel: som kravställare bör man fokusera på vad och varför och inte så mycket på hur-et. Det reder leveransteamet ut, de som har rätt kompetens just för att ta fram lösningar för att tillgodose behovet. Dessutom underskattas ofta vikten av bakgrund och det tänkta resultatets effektmål.

Tar du emot krav? Var inte rädd att be om förtydliganden eller att säga ifrån när du får dåligt definierade krav. Be om mer information som t ex bakgrund till det uppstådda behovet, det tänkta arbetssättet, rutinerna, målet – allt som kan hjälpa dig och ditt team att ta fram lösningen som passar behovet bäst!

Förutsätt inte att den som beställer alltid vet vad det är hen behöver. Ibland måste man hjälpas åt och väcka varandras tankeprocesser och kreativitet genom att ställa frågor, ge alternativ, bekräfta eller ifrågasätta.

Detta är väldigt viktigt att skapa en miljö av samarbete och inte enbart betrakta sig som beställare eller leverantör. Kostnaderna för rättningar eller leveranser som inte har önskad effekt är höga. Värdet av sådana leveranser är lågt, vilket betyder att man har lagt många timmars arbete på onödiga lösningar.

Det viktiga är att fånga upp och leverera värde – dvs mätbara förbättringar.

Vill du veta mer om vår syn och få konkreta förslag på hur man uppnår ett bra samarbete och etablerar bra processer för värdebaserad kvalitetssäkring? Läs vårt white paper om detta här.

Du kan också boka dig på vår inspirationsfrukost den 15 april 2015 och låt oss berätta mer om hur Värdebaserad kvalitetssäkring kan hjälpa er till större vinster och effektivare kvalitetsarbete.