Jag hade förmånen att besöka NFI:s konferens om systemförvaltning den 11-12 mars. En intressant konferens med ett brett innehåll samlat under området Systemförvaltning.

Under de två dagarna behandlades högaktuella ämnen som hur vi ska hantera den ökande mängden data i framtiden, hur man kan synkronisera olika modeller och metoder, outsourcing, agilitet, vikten av att säkerställa systemförvaltningen under pågående projekt och påverkan av kultur och politik i organisationen.

Kontentan av ett urval av de olika ämnena kan sammanfattas så här:

  • Datamängden växer och påverkar infrastrukturen på olika sätt. I takt med den ökade datamängden, analysera affärsmöjligheterna, se till att ha en big data-strategi, definiera en väg framåt för införande av strategin.
  • Att få ihop olika processer och metoder och synsätt. Synkronisera pm3 och ITIL var ett aktuellt ämne vid konferensen likaså att arbeta mer agilt i systemförvaltningen. Oavsett vilka metoder och processer som ska mappas eller nya synsätt som ska implementeras så handlar det till stora delar om att tydliggöra vad som ska göras, genomför aktiviteterna i små delar, förankra och säkerställ ledningens stöd.
  • Outsourcing påverkar de flesta systemförvaltningsorganisationer, direkt eller indirekt, redan nu eller i framtiden. Viktigt att gå igenom alla steg ordentligt för att lyckas med en outsourcing. Det handlar om att sätta strategin (vad & varför), säkerställa transaktionen (hur det ska gå till) och att genomföra transformationen (få det att fungera).
  • Överlämning mellan projekt till förvaltning, det kan handla om överlämning av ny funktionalitet eller vidareutveckling av befintligt system. Fastställ överlämningsarenan för de överlämnande och mottagande parterna med spelregler, roller och tydliga överlämningsprocesser med checklistor där ni kan bocka av det som ska finnas på plats innan en överlämning är godkänd.

Själv pratade jag om systemförvaltning som politisk instans och drog paralleller med hur det politiska spelet fungerar i olika organisationer, hur företagskulturen påverkar och vikten av beslutsfattande. De frågor som brukar bli mest politiska är finansiering och budget, arbetssätt och metoder, prioritering och den gemensamma synen på hur strategin och målet ser ut. Förvaltningsledare som är duktiga på att navigera i politikens korridorer är de som är genuint intresserade och engagerade i att lösa uppgiften och de problem som behöver lösas på vägen. De kan också pedagogiskt förklara för beställaren om konsekvenser vid olika beslut.

För att komma ifrån det politiska spelet och landa i en effektiv systemförvaltning behöver det vara tydligt med hur styrningen sker, god kännedom och acceptans för vilka roller som finns och vad de förväntas utföra, en väl fungerande kommunikation och respekt för varandras kompetens. Då kan också förvaltningsorganisationen bli en organisation som jobbar med innovation och nytänkande och vågar kliva utanför ramarna. Kreativitet handlar till 95 % om hårt arbete och att lösa problem där det inte finns en given lösning. Och är det något som förvaltningsorganisationer gör, så är det att lösa problem.

Det behövs en schweizisk armékniv för att lyckas hålla alla delar som ingår i en förvaltningsorganisation och verktygen för att lyckas är organisation, struktur, kommunikation, samspel och att ha roligt. Lycka till!

PS. Några områden som är av vikt för att få en väl fungerande systemförvaltning är kravhantering och test.

Här kan du läsa mer om hur man strukturerar kravarbetet. Eller vill du få mer kunskap om vikten av att testa systemen ordentligt, läs mer här.