I en organisation finns det uttalade och outtalade förväntningar på varandra, precis som i alla delar av livet där det sker möten mellan människor. Att förväntningarna på en systemförvaltnings-organisation är tydliga, överenskomna och accepterade är en framgångsfaktor för att lyckas med sin systemförvaltning.

I min förra blogg skrev jag om vikten av att se vilken organisationsstruktur man har för att välja rätt metod för systemförvaltningen. Det gäller också i samband med att titta på var förvaltningen är positionerad och vilka förväntningar som finns på den. Förväntningarna varierar mycket mellan olika organisationer. Vissa organisationer har förväntningar på en hög, strategisk nivå medan andra har förväntningar på mer operativ utförandenivå. Sammanfattningsvis kan förväntningarna grupperas på följande sätt: teknisk kunskap, avtalskunskap, budgetering och uppföljning av kostnader, följa upp leveranser, rapportera, dokumentera och administrera, ärendehantering och omvärldsbevakning.

Om man då ska hitta rätt förvaltningsledning för denna förvaltningsorganisation behöver man leta efter en person som är en kombinerad ekonom, jurist, tekniker, politiker och diplomat. Förresten så ska man nog vara en sprinter också, så att det händer något. Med andra ord ska det vara en hybrid med stort huvud (bra på analys och tänkande), stort hjärta (samarbete och empati) och långa ben (få saker gjorda). Allt beror naturligtvis på i vilken organisation man är i och hur rollen är utformad.

Det som jag själv stött på i olika organisationer är att de förvaltningsledare som är absolut mest uppskattade, både inom IT-organisationen, av externa leverantörer och av affärsverksamheten är de som är problemlösningsorienterad, engagerade och kommunikativa. Personligheten kan vara blandad. Du kan vara glad, tråkig, rolig, osocial, introvert eller extrovert eller vad som helst som passar dig som person och organisation men med de egenskaperna och engagemang som grund kan man komma långt som förvaltningsledare.

Men vi kan vara hur bra som helst som förvaltningsledare. Om inte förväntningarna är satta, överenskomna och kommunicerade så kan förvaltningsorganisationen upplevas som katastrofer ändå. Det är när det är oklart kring förväntningar som missnöje uppstår i hela kedjan. Säkerställ vem som ska göra vad, när och hur och hur leveranserna ska ske. Då kan förväntningarna säkerställas och inblandade parter blir nöjda.
Vill du ha hjälp med att diskutera och sortera kring förväntningar och roller i din organisation? Återkom så tar vi en diskussion!

Med vänliga hälsningar
Eleonore Hammare, VD Systemstrategerna Förvaltning